Descrição do evento

OBJETIVOS

Nenhuma empresa poderá sobreviver se não possuir um intercâmbio de informações, qualquer que seja a área em que atue, porque viverá em um mundo que se encontra em uma fase de evolução, transição e transformação que afeta o indivíduo, a empresa e a própria sociedade. 

Todo Arquivo deve ser idealizado com a finalidade de atender ‘as necessidades da empresa, e o primeiro problema é definir essas necessidades. 

Dentro da empresa existe, portanto, a necessidade de se definir o processo de fixação de tecnologia, através das áreas de pesquisas, planejamento e de montagem de uma infra-estrutura apropriada, geradora de documentos atuais dentro da área em que opera. 

Nesta palestra, você conhecerá as etapas de organização do Arquivo, para facilitar a busca de documentos arquivados.

FACILITADOR

Juan Cacio Peixoto

Bibliotecário pela Universidade Federal do Espírito Santo | UFES.

Especialização em Organização de Arquivos | USP.

Cursando Mestrado em Estudos do Patrimônio | UAB

Consultor da Acervo Organização e Guarda de Documentos, em projetos de Gestão de Documentos e Arquivos

Tem desenvolvido diversos projetos em Gestão de Documentos e Arquivos, facilitando a rotina de trabalho das empresas, aumentando a lucratividade e produtividade com documentos organizados.

CARGA HORÁRIA

2 horas

PROGRAMA

1- O Arquivo é o Departamento mais importante da empresa. Ele já foi criado formalmente? Ou é apenas um local de depósito de documentos, sucatas, entulhos, árvore de Natal, bolinhas presépios etc. 

2- Conscientize sua equipe, faça palestras de conscientização sobre a importância do Arquivo organizado. 

3- O Planejamento é o melhor início, pense em cada etapa de organização. Chegará ao fim com rapidez. 

4- Trabalhe com metodologia de organização, alfabético, numérico, por assunto, cores etc. Porém, antes, faça um bom diagnóstico em cada área, ouça os usuários. 

5- Arquivo Centralizado ou Descentralizado, avalie a estrutura de sua empresa. 

6- Descarte muitos documentos, elimine ao máximo, porém, antes, faça uma boa pesquisa na legislação, muitos tem prazo de guarda definido por lei. 

7- Elabore um bom Manual de Procedimentos de Arquivo e treine sua equipe, garantindo a continuidade do trabalho desenvolvido. 

8- Convide todos os colaboradores para conhecer o trabalho, divulgue o trabalho no site de sua empresa, jornal interno, envie e-mail, ponha a boca no trombone, é a melhor forma de conscientizar e mudar a cultura da empresa. 

Seguindo simples etapas de organização, ao final do trabalho, sua empresa obterá resultados bastante satisfatórios, a localização de documentos não será mais problema, a metodologia de organização padronizada e acúmulo desnecessário de documentos armazenados, foi totalmente eliminado com a definição dos prazos legais de guarda de cada item documental.

Sobre o organizador